В любой многопользовательской учетной системе права пользователей должны быть разделены согласно должностных обязанностей сотрудника. Крупные компании уделяют этому особое внимание, т.к. чем больше компания, тем больше данных в информационной системе и тем больше вероятность коллизий и ошибок. Что может обеспечить неправильная настройка прав пользователей:
- некомпетентное внесение данных
- загрузка в программу излишних данных, увеличивающих размер базы данных
- изменение данных в закрытом периоде или задним числом
- несогласованное изменение данных пользователями, работа над одним и тем же документом (объектом) в разных местах
Как видите видов ошибок, которые ненамеренно могут внести пользователи много. Таким образом, накладки с распределением прав могут привести к крайне нежелательным последствиям. Основные из них:
- нисхождение документов в электронном и печатном виде
- расхождения в управленческом и бухгалтерском учете
- неправильные остатки товаров на складах
- неправильные отчеты по план-фактному выполнению закупок, продаж, производства
- неправильное планирование и прогнозирование
- неправильный расчет заработной планы на основании оборотов, недовыплата премий т.д.
- дополнительные трудозатраты на поиск и исправление ошибок или корректировок внесенных задним числом
Это основные негативные последствия неправильно настроенных прав пользователей. Этот список вы можете дополнить своими ошибками, которые произошли в 1С в следствие неправильно настроенных прав пользователей.
Правильно спроектированная информационная система позволит если не полностью избежать перечисленных ошибок, то минимизировать их и сделать более прогнозируемыми. Что мы понимаем под словом прогнозируемым? Например, если права пользователей настроены таким образом, что в прошедшем числе данные могут изменять ограниченное число пользователей, то круг поиска виновного в ошибке сотрудника сужается. К тому же доступ изменять что-либо в заднем числе предоставляется либо администраторам системы либо наиболее ответственным сотрудникам, которые взвешенно будут подходить к процессу, отвечая за все внесенные изменения.
Условно все права пользователей в 1С (8.1 / 8.2) можно разделить на:
- просмотр данных
- внесение данных
- изменение внесенных данных
- удаление
Условно все настройки прав пользователей можно разделить на программные (выполняемые в Конфигураторе) и пользовательские (выполняемые в 1С Предприятие).
НАСТРОЙКА ПРАВ ЧЕРЕЗ КОНФИГУРАТОР
Ниже приведен пример настройки прав пользователя "Менеджер" для документа "Реализация товаров и услуг" с правом создания и проведения документа и запретом редактирования, изменения задним числом в режиме Конфигуратора.
Каждый из этих параметров может быть присвоен либо для всех объектов программы, либо настроен индивидуально для каждого. Например: пользователь может внести и отредактировать элемент справочника "Номенклатура", но имеет право только просматривать документы "Реализация товаров".
При настройке прав очень важно также учесть все должностные функции сотрудника чтобы не получилась ситуация чрезмерного "зажатия" прав пользователя, да так что он не сможет выполнять свои обязанности. Как раз в этом случае поможет подетальная настройка прав отдельно для каждого объекта конфигурации.
Для правильной настройки прав в 1С, работу должен проводить администратор программы совместно с бизнес-аналитиком или начальником департамента. Для более корректной трансляции должностных обязанностей в программу могут помочь должностные инструкции сотрудников, если такие имеются, чтобы администратор программы лучше разобрался какие именно функции выполняет сотрудник. Также для более удобного доступа к информации рекомендуется использовать интерфейсы программы (маски). Интерфейс представляет из себя набор пунктов меню и пиктограмм быстрого доступа ориентированных на принадлежность к той или иной деятельности: закупки, продажи, запасы, денежные средства, полный. Правильно выбранный или настроенный интерфейс обеспечит более удобное использование программы, избавляет от излишней загруженности программы ненужными функциями и т.д. Но, помните, что некоторые функции и пиктограммы интерфейса могут быть видны, но недоступны пользователю, если у него нет прав для просмотра. Т.е. наличие пункта меню в интерфейсе не гарантирует просмотр или внесение данных в данный пункт раздела.
НАСТРОЙКА ПРАВ ЧЕРЕЗ 1С ПРЕДПРИЯТИЕ
Кроме программных ограничений на проведение и редактирование документов, справочников других объектов в 1С также можно настраивать дополнительные права для удобства автоподстановки в документы: организации, ставки НДС, основного поставщика, подразделения , места составления документов и т.д. Зачастую единожды настроенные значения для автоподстановки могут значительно упростить ввод первичных документов, избавят от операции постоянного выбора повторяющихся реквизитов в документы.
После выбора пользователя, которому необходимо сделать настройку начинается непосредственно сама настройка с помощью выбора параметров и установки нужных галочек:
Чтобы завершить полную настройку необходимо настроить и дополнительные права пользователей
И также как при настройке основных настроек пользователя выполнить дополнительные настройки:
Мы привели некоторые выдержки из основных правил настройки прав доступа пользователей в программе 1С. Для правильной настройки рекомендуем обратиться к администраторам 1С, или компаниям осуществляющим сервис обслуживания программ 1С.
Если у Вас есть потребность настроить, разделить права пользователей в 1С, или вам необходима консультация - обращайтесь к нам за помощью. Работаем напрямую или удаленно с одинаковой эффективностью.
